Oferecer à população de Jandaia do Sul uma Prefeitura eficiente e ágil é uma meta da gestão Lauro Junior e Fifa. Para atingir esse objetivo, uma metodologia bastante utilizada em negócios bem-sucedidos na iniciativa privada (de pequenas a grandes empresas, como o Google) tem sido implantada nos departamentos do Município. Trata-se de um planejamento baseado em OKRs (O de objetivos e KR de Key Results que em português significa resultados-chave) para proporcionar melhoria do desempenho. Os departamentos de Saúde, Obras e Tributação estão trabalhando desde o primeiro semestre com o novo método e resultados positivos já foram alcançados.
Os OKRs permitem a avaliação constante de resultados e de objetivos em ciclos curtos, geralmente de três meses, o que traz mais agilidade aos trabalhos da prefeitura. Definidas as prioridades, são utilizadas métricas que indicam se os objetivos estão sendo atingidos, portanto, há um gerenciamento de metas, de equipe e de tempo para que a evolução aconteça. É um processo simples e claro, de autogestão, que prioriza a transparência, pois os OKRs são públicos para todos os setores.
O primeiro departamento da Prefeitura a implementar a metodologia (no início do ano) foi o da Saúde, com quatro grandes objetivos para o primeiro trimestre: atendimento de qualidade ; suporte aos jandaienses em todos os casos de Covid-19; organização do departamento pessoal; oferta de melhor solução técnica para a população. Com planejamento e empenho, o município obteve resultados positivos. Foi criado o Centro de Tratamento da Covid-19 (CTC) e montado um hospital de campanha; houve monitoria integral dos casos (suspeitos, positivados e contatos); aproveitamento de 100% das doses de vacinas; e lançamento do Programa de Reabilitação Pós-Covid com equipe multiprofissional (fisioterapeuta, nutricionista e psicólogo).
Com os OKRs, a média geral de espera nas filas para atendimento de especialidades médicas em Jandaia do Sul teve redução de 31%, sendo que algumas superaram esse número: Oftalmologia (62%), Gastroenterologia (69%) e Nutrição (96%). O município também passou a oferecer atendimento descentralizado nas Unidades Básicas de Saúde, que agora contam com ortopedista, cardiologista e pediatra atendendo em esquema de rodízio em todas as UBS, além de clínico geral disponível diariamente em cada unidade. Para o diretor do departamento de Saúde, Tadeu Rocco, os OKRs têm feito diferença no dia a dia da equipe: “Quando temos metas a cumprir, naturalmente somos estimulados. Ainda há muito a fazer pela Saúde em Jandaia do Sul e, sem dúvida, essa iniciativa nos ajudará a trazer ainda mais resultados”.
No segundo trimestre, a metodologia passou a ser implantada no departamento de Obras. Foram definidas como prioridades do setor a garantia de melhor qualidade de vida para a população; suporte aos munícipes nos trâmites documentais para construções; garantia de estruturas seguras para os jandaienses com fiscalizações; e suporte aos demais departamentos da Prefeitura.
Até o momento, o departamento encaminhou seis licitações para obras importantes no município e aumentou a eficiência do atendimento, ampliando as visitas técnicas e estabelecendo uma rotina para análise de projetos que chegam ao departamento, com prazo para resposta. “Essa metodologia tem sido uma maneira de melhorar o gerenciamento do tempo e dar prioridade ao serviço essencial para cada momento”, observa o diretor de Obras, João Henrique Maximiano.
O departamento de Tributação também implementou os OKRs com o objetivo de aumentar a performance em geral, tornando o setor mais eficiente. Para tanto, inicialmente, foram estipuladas como metas a diminuição do atendimento no balcão e aumento do atendimento digital; redução de 5% da dívida ativa no município e aumento de 60% (comparado com o ano anterior) de recebimento do Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) em regime de cota única. A arrecadação de Imposto sobre Serviços (ISS), por sua vez, aumentou 18% em relação aos cinco primeiros meses do ano passado.
Em dois meses e meio de OKRs, o Sistema Empresa Fácil praticamente zerou o número de protocolos na fila, que anteriormente era de mais de um mil. Outro ganho foi na organização interna das funções. Antes da metodologia, os servidores do departamento eram organizados por especialidades e, na sua ausência, o munícipe ficava sem atendimento. Hoje, todos os colaboradores estão treinados e capacitados para fazer o básico de todos os atendimentos. “A principal mudança que eu observei dentro do departamento foi o engajamento do grupo, e isso foi essencial para conseguirmos apresentar esses resultados”, comenta o diretor do departamento de Tributação, Claudemir Bertoli.
O prefeito Lauro Junior observa que o poder público é muito engessado e que utiliza sistemas lentos para a execução de muitas ações, mas sua gestão tem buscado alternativas que tornem a Prefeitura de Jandaia do Sul mais eficiente. “Muita gente acha que no poder público essa política de metas não dá certo, mas nós vamos provar justamente o contrário, pois já estamos vendo os resultados positivos”, afirma. Ele defende que é importante cada departamento ter suas metas bem claras e estabelecidas e que haja envolvimento dos profissionais. “O setor público é famoso pela ineficiência e burocracia nos processos, mas temos ido na contramão com essa metodologia. Conseguimos ver claramente a evolução de todos os times e hoje é possível mostrar em números esse crescimento, mesmo estando ainda no início da jornada”, acrescenta o prefeito. A metodologia será implementada em todos os departamentos.
Centro de Distribuição digitalizado
Outras ações da iniciativa privada estão sendo utilizadas na gestão pública de Jandaia do Sul, como a digitalização do Centro de Distribuição. Diariamente está sendo realizado um levantamento dos produtos e materiais disponíveis no almoxarifado e tudo que entra no município é lançado no sistema. “A distribuição dos materiais é feita de forma organizada, declarada e criteriosa, desde um produto de pequeno valor que será destinado para alguma unidade até um medicamento de valor mais alto”, comenta Lauro Junior
